カルテのメモ、スタッフに伝わっていますか？
申し送りが楽になる書き方

この記事は、紙カルテや電子カルテに「何を書けば次回の接客に役立つのか」で迷っている美容師さん、サロンオーナー向けです。結論は、カルテを日記にせず「次に同じ品質で対応するための引き継ぎメモ」にすることです。

忙しい営業後にカルテを書くの、つい後回しになりますよね。カラーの薬剤、仕上がりの好み、会話で出た次回提案。覚えているつもりでも、数日たつと細かい部分があいまいになります。

この記事でわかることは、申し送りに使いやすいカルテの型、書きすぎを防ぐ考え方、個人情報に配慮した共有のコツです。

実は、メモが長いほど伝わるわけではありません

「前回いい感じ」「明るめ希望」「楽しく会話」だけだと、次の担当者は具体的に動けません。逆に、会話の内容を細かく書きすぎても、読む時間がかかります。

個人情報保護委員会が案内する個人情報保護法では、個人データを利用目的に必要な範囲で正確・最新に保つこと、安全管理のために必要な措置を講じること、従業者への必要な監督を行うことが定められています。サロンのカルテも「必要な範囲で、正確に、安全に」が基本です。

1分で書ける「3行カルテ」にする

おすすめは、毎回同じ順番で3行だけ残すことです。施術内容、注意点、次回提案。この3つがあれば、次の担当者も流れをつかみやすくなります。

たとえば「8トーンのベージュ、根元は暗め。顔まわりの薬剤がしみやすいので保護クリーム必須。次回は梅雨前に表面の広がり相談」と書いてあれば、読む側はすぐ動けます。

会話メモは「次回の気づかい」だけ残す

お客様との会話を覚えていると、次回来店時に喜ばれます。ただし、何でも書けばよいわけではありません。家族構成や仕事の細かい事情など、次回対応に必要ない内容まで残すと、扱う情報が増えすぎます。

残すなら「静かに過ごしたい」「雑誌よりスマホ派」「前髪は短くなりすぎるのが苦手」のように、接客や仕上がりに関係する情報が中心です。読み手が見た瞬間に、どう接すればよいか分かる形にします。

スタッフ間の申し送りは「判断」と「理由」をセットにする

「弱めで」だけでは、人によって受け取り方が変わります。「前回、顔まわりが明るく出やすかったため弱めで」のように理由を添えると、担当が変わっても判断しやすくなります。

総務省の国民のためのサイバーセキュリティサイトでは、ソフトウェアを最新に保つこと、強固なパスワードと多要素認証を活用すること、不用意に開かない・インストールしないことを基本対策として紹介しています。カルテをスマホやクラウドで扱うサロンでは、メモの書き方と同じくらい、端末の守り方も大切です。

まずは今日の最後のお客様から

カルテ改善は、大きなルール作りから始めなくても大丈夫です。今日の最後のお客様について、3行だけ書いてみてください。次回の自分、または別のスタッフが見て「これなら分かる」と思えれば成功です。

続けるほど、サロン全体の接客が安定します。担当者が変わっても、同じ温度感で迎えられることは、お客様の安心にもつながります。